Komma igång med Office 2016s strömlinjeformade delningsalternativ

När Microsoft rullade ut Office 2013 inkluderade den en delningsskärm som låter dig dela ett dokument på alla sätt. Du kan dela en länk via e-post, få en delningslänk eller skicka dokumentet direkt till ett socialt nätverk eller en blogg.

Det erbjöd mycket funktionalitet, men det var lite på den komplexa sidan, särskilt eftersom det var effektivt två alternativ att dela via e-post. Dessutom måste du alltid hoppa fram och tillbaka mellan ditt dokument och delningssidan i Office's backstage-vy - skärmen du ser när du klickar på Fil . Ugh.

Microsoft Word 2016

Med Office 2016 gjorde Microsoft saker mycket enklare. Backstage-versionen av Sharing är fortfarande där med sina mer komplexa alternativ. Men det nya förbättrade tillägget är en delningspanel som du kan se bredvid dokumentet som ovan.

Så här fungerar det.

Öppna ett dokument som du vill dela i Office 2016. I övre delen höger hörn av appen, bredvid ditt namn, klicka på knappen + Dela . Delningspanelen kommer att dyka upp i fönstrets högra sida.

Den primära delen av Office 2016: s förenklade delningsfönster i Microsoft Word 2016.

De flesta av alternativen är relativt uppenbara. Högst upp är ett snabbt sätt att bjuda in någon via e-post. Detta motsvarar alternativet "Bjud in personer" som du ser i backstage-vy.

När du har lagt till en e-postadress, ta med en röstsändning och klicka på Dela , mottagaren kommer att få ett mail med en inbjudan för att visa dokumentet i OneDrive. Därifrån kan de antingen hämta dokumentet till skrivbordet eller arbeta med Office Online.

Om du bara vill ge någon visningsbehörigheter utan att redigera kan du göra det genom att ändra Kan redigera droppe menyalternativ till Kan visa .

Nedanför inbjudningsfunktionen ser du en lista över personer som för närvarande redigerar dokumentet, samt en lista över personer som har behörigheter för åtkomst. Höger längst ner på panelen finns också alternativet "Hämta en delningslänk" om du bara vill kasta en länk i ett snabbmeddelande eller skicka länken från ett e-postkonto som inte är kopplat till ditt Microsoft-konto.

Du kan ändra behörigheter för alla användare i flygningen utan att lämna ett dokument i Office 2016.

Det enda som inte är så uppenbart är att du kan använda delningspanelen för att ändra en persons åtkomstbehörigheter i flygningen.

Högerklicka på namnet på någon i listan med åtkomst till dokumentet och du får se två alternativ. Det första är att ta bort den användaren helt, vilket innebär att de inte längre kan komma åt dokumentet. Den andra är en enkel växling mellan möjligheten att redigera eller bara visa dokumentet.

En sista sak som du kanske inte märker i den här delningspanelen är att Microsoft ger dig möjlighet att bestämma när ändringar du gör i dokumentet delas automatiskt med andra. Det här är praktiskt om du vill arbeta på ett visst avsnitt innan du visar det till någon annan. Som standard frågar Office dig först innan du delar ändringar. Men du kan också välja att aldrig dela ändringar eller alltid dela ändringar.

Om du behöver mer delningseffekt än den nya förenklade versionen kan du fortfarande komma till delningsvy med bakåt, med alternativ som att skicka filer som bilagor via Outlook 2016 , eller skickar dokument till en blogg.